Đào tạo định hướng cho nhân viên mới

Sau khi trúng tuyển ……

Tôi xin được bắt đầu bằng một câu chuyện kể từ ngày xửa ngày xưa cách đây hơn mười hai năm. Khi đó, tôi là một một cử nhân vừa mới tốt nghiệp và may mắn trúng tuyển làm việc tại công trường của một dự án Nhà máy Nhiệt điện lớn sau tới 3 vòng thi tuyển khó khăn.

Buổi sáng của ngày làm việc đầu tiên, tôi lên ô tô đến công trường với một tâm trạng vừa háo hức, hồi hộp và lo lắng. Trước đó, tôi đã được nghe kể vô số câu chuyện về thủ tục dành cho những người mới đi làm. Bởi vì mình là người mới đến mà, nên việc chiếm được thiện cảm của các đồng nghiệp và cấp trên là rất quan trọng. Bạn phải nhiệt tình làm tất cả mọi việc mọi người giao, từ việc photo, lau bàn, lau máy tính đến cả những việc tưởng chừng rất nhỏ bé như pha chè, pha cafe, hoặc hối hả chạy xuống mua quà sáng cho mọi người …. Tôi đã nạp mọi dữ liệu thông tin vào bộ óc nhỏ bé của mình và chuẩn bị sẵn sàng ra trận.

Trái ngược với những gì trong tưởng tượng của tôi, tại nơi làm việc mới mọi người đều rất bận rộn với công việc của mình. Màn chào hỏi lễ phép của tôi nhanh chóng tan biến trong bầu không khí làm việc khẩn trương. Trong những tuần đầu, nhiệm vụ của tôi là học việc thông qua việc tự đọc các tài liệu của công trường. Tôi nhìn đống tài liệu cao hơn cả chiều cao của mình mà không biết phải bắt đầu từ đâu. Đến khi thử đọc vào thì thấy toàn thấy những khái niệm và thuật ngữ xa lạ. Sếp của tôi thì suốt ngày ở ngoài hiện trường. Sau một tuần làm việc, tôi bắt đầu thấy khủng hoảng vì cảm thấy mình kém cỏi so với các đồng nghiệp một khoảng cách thật xa. Tôi cảm thấy thất bại và cô đơn…. Tôi đã lựa chọn sai đường sao?...Tôi muốn bỏ cuộc …

Đến bây giờ tôi vẫn còn nhớ cái cảm giác đó...

Đào tạo định hướng gần như bị lãng quên hoặc coi nhẹ …..

Hầu hết các công ty đều dành rất nhiều thời gian và công sức vào công việc tuyển dụng và thực hiện rất bài bản. Tuy nhiên, rất nhiều công ty lại lãng quên hoặc coi nhẹ việc đào tạo định hướng sau tuyển dụng cho các nhân viên mới. Các ứng viên sáng giá sau khi xuất sắc vượt qua bao vòng thi tuyển lại cảm thấy hụt hẫng, đổ vỡ, và thất vọng khi không thể hòa nhập với môi trường làm việc mới.

Do vậy, việc đào tạo định hướng cần phải được thiết kế một cách cẩn thận và bài bản. Một chương trình đào tạo định hướng tốt có thể giúp làm giảm những lo âu bồn chồn của nhân viên mới và dẫn dắt họ hòa nhập vào công việc nhanh chóng. Nếu công ty dành nhiều nỗ lực để dẫn dắt nhân viên đi theo lộ trình đúng ngay từ thủa ban đầu, thì họ sẽ nhìn thấy một bức tranh trong sáng về lộ trình phát triển nghề nghiệp và phấn đấu từng bước từng bước đạt các mục tiêu.

Một kế hoạch định hướng tốt phải đạt được những kết quả sau:

- Làm cho người mới đến cảm thấy thoải mái và được chào đón

- Tạo được ấn tượng tốt và thái độ tích cực của nhân viên mới đối với công ty

- Giảm thiếu mọi tình huống dẫn đến mọi sự hiểu nhầm hay những quan niệm sai về chính sách của công ty

- Tăng cường việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên

- Nâng cao năng suất thực hiện công việc

Khi thiết kế chương trình đào tạo định hướng, cần phải chú ý những điểm sau:

- Một chương trình đào tạo tốt đòi hỏi phải có thời gian. Chúng ta không thể nhồi hàng tấn kiến thức cho người mới đến một lúc được. Những thông tin được đưa theo phương thức nhỏ giọt trong nhiều ngày sẽ giúp người mới đến trải nghiệm và nhớ lâu hơn

- Đối với những nội dung quan trọng, chúng ta nên đề cập lại sau đó một vài tuần.

- Giới thiệu cho người mới đến những sản phẩm/dịch vụ của công ty ngay cả khi có thể nó không liên quan trực tiếp đến phòng ban của họ hoặc không được liệt kê trong bản mô tả công việc của họ

- Những người tham gia đào tạo định hướng phải được chọn lựa kỹ càng và phải là người am hiểu sâu sắc văn hóa doanh nghiệp cũng như các quy định, chính sách, qui trình và sản phẩm của công ty.

- Những người tham gia đào tạo định hướng phải biết là người biết lắng nghe và biết trả lời các câu hỏi. Tuyệt đối không được tỏ ra bực mình nếu không nhân viên mới sẽ cảm thấy ngại ngùng không dám đặt câu hỏi

- Người quản lý nên cử một nhân viên cũ làm “hàng xóm” với một nhân viên mới trong những ngày đầu để họ có thể thỉnh thoảng hỗ trợ cho người mới đến.

- Nên cung cấp một Bản liệt kê chương trình đào tạo định hướng (Orientation Checklists) cho từng người mới đên. Bản liệt kê đào tạo định hướng sẽ là kim chỉ nam để cả công ty và nhân viên mới cùng nhau thực hiện.

- Chương trình định hướng cũng phải liên tục được cập nhật khi qui mô công ty và mục tiêu kinh doanh thay đổi

Một nhân viên cũ được cử làm “hàng xóm” để hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu

Đào tạo định hướng trong thời gian thử việc - cả hai bên đều có lợi …

Nhiều trải nghiệm đã minh chứng rằng những ngày và tuần làm việc đầu tiên của nhân viên có thể cho ta thấy phản ứng của họ đối với môi trường làm việc và hành vi thực hiện sau đó. Tại CIMAS, thời gian thử việc được qui định là 60 ngày. Đây là quãng thời gian rất quan trọng để cả hai bên có thể tìm hiểu lẫn nhau và quyết định có thể đi tiếp với nhau trong chặng đường dài phía trước hay không.

Đối với nhân viên mới, thời gian thử việc sẽ là khoảng thời gian để họ được tìm hiểu về đồng nghiệp, người quản lý và các công việc liên quan đến vị trí của họ, và qua đó dần dần quen thuộc với các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Đây là cơ hội lý tưởng để nhân viên mới có cơ hội để đánh giá công ty có phải là một nơi làm việc dành cho họ không và đưa ra quyết định tự nguyện gắn kết với công ty.

"Bản liệt kê đào tạo định hướng" sẽ là kim chỉ nam để cả công ty và nhân viên mới cùng nhau thực hiện

Về phía công ty, trong thời gian thử việc, công ty cũng có cơ hội để một lần nữa xem xét lại sự lựa chọn của mình. Vì một nhà tuyển dụng tài ba nhất cũng có thể không dám chắc rằng trong dăm ba lần gặp mặt phỏng vấn họ có thể đoán biết được hết tính cách cũng như nhân cách của một người và đưa ra quyết định lựa chọn “Đúng người cho đúng việc”.

Rõ ràng là, định hướng cho người mới đến là một phần rất quan trọng và không thể bỏ qua trong cả một quá trình tuyển dụng. Nếu các công ty nỗ lực trong việc dẫn dắt nhân viên đi đúng hướng ngay từ lúc bắt đầu, thì sẽ có nhiều cơ hội để giữ họ ở lại làm việc lâu dài và phát triển thành nhân tài trong tương lai.