10 BÍ QUYẾT KHỞI ĐẦU MỘT NGÀY LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Bạn có biết rằng cách bạn bắt đầu ngày làm việc sẽ quyết định phần còn lại của cả ngày hôm đó, không chỉ ở nơi làm việc của bạn mà cả ở nhà. Chỉ vài biện pháp nhỏ vào lúc đầu ngày có thể thay đổi cả một ngày của bạn. Dưới đây là vài mẹo giúp bạn có được khởi đầu tốt nhất cho ngày mới của mình.

1. Giới hạn thói quen vặt trước khi làm việc trong 15 phút.

Đừng để mất quá 15 phút cho việc uống cà phê, khởi động máy tính, soạn tài liệu cần thiết, liếc qua tờ báo hay đọc email. Bạn thường tươi tỉnh và có năng suất cao nhất vào đầu ngày. Thói quen vặt buổi sáng kéo dài khiến bạn phí phạm khoảng thời gian hiệu quả nhất cho công việc, dễ sa đà vào việc vặt và khiến cho buổi làm việc chiều của bạn căng thẳng hơn. Tốt hơn hết là hãy nhanh chóng bắt đầu những công việc quan trọng của bạn, và dành lại những email không cần thiết để đọc sau khi bạn đã xong những việc chính.

2. Viết ra 2 danh mục những việc cần làm.

Danh mục đầu tiên bao gồm những việc bạn cần hoàn thành sớm. Bạn nên liệt kê toàn diện theo dự án ngắn, trung và dài hạn; trong quá trình làm việc, bạn nên điều chỉnh danh mục này thường xuyên. Danh mục thứ hai là những việc bạn mong muốn hoàn thành trong hôm nay, và chỉ hôm nay thôi. Hãy công bằng với bản thân, đừng quên là bạn không thể tránh khỏi những gián đoạn trong công việc như họp hành, điện thoại và những việc phải ra ngoài. Ghi chú công việc càng cụ thể càng tốt và định lượng thời gian bạn cần cho từng đầu việc. Hãy dán 2 bản danh sách này ở vị trí dễ nhìn thấy nhất trong tầm mắt của bạn. Bằng cách ưu tiên và chia nhỏ công việc ra thành những hạng mục khả thi, bạn có nhiều cơ may hài lòng với những gì bạn làm được trong ngày hơn.

3. Dành vài phút để đánh giá những thách thức cảm xúc trong ngày.

Cũng quan trong như danh mục những việc cần làm là danh mục những điều bạn cần chuẩn bị tinh thần để đối mặt. Hãy làm một bảng kê vắn tắt những cuộc điện thoại khó nhằn, những cuộc họp nhàm chán, những khách hàng đầy thách thức, thói quan liêu phát bực, giao thông giờ cao điểm mệt mỏi, những việc không tên rườm rà và những thách thức tinh thần mà bạn thường gặp phải. Tiếp đến, hãy chấp nhận chúng như những điều không thể tránh khỏi và chuẩn bị tinh thần cho bản thân để vượt qua chúng mà không giận dữ, thất vọng và thiếu kiên nhẫn. Hãy nhớ rằng: đó chỉ là những chuyện bên lề công việc, chứ không phải là việc chính mà bạn cần bận tâm quá nhiều.

4. Dành thời gian để giao tiếp với đồng nghiệp.

Bạn có thể làm việc với những người bạn thích và biết rõ. Trên thực tế, sự thân tình là thứ khiến công việc tuyệt vời hơn rất nhiều. Vì vậy hãy dành một chút thời gian vào buổi sáng để chào hỏi đồng nghiệp. Ngắn gọn thôi, vào thời điểm thích hợp, và đừng để ngày làm việc trôi qua mà không có sự giao tiếp đồng nghiệp nào. Nhưng hãy tránh những cuộc điện thoại cá nhân nếu bạn có thể, nó có thể ngốn thời gian kinh khủng đấy.

5. Dành thời gian để đọc.

Không có công việc nào lại không đòi hỏi phải đọc tài liệu, có thể là về công ty, về ngành nghề đang kinh doanh, về thị trường, về kinh tế… Hãy tạo cho mình thói quen đọc những tài liệu không bắt buộc nhưng có lợi cho công việc như báo chí, bản tin điện tử, các tạp chí chuyên ngành, và các thông báo của công ty. Nhưng hãy giữ kỷ luật, thời gian này không phải để mua sắm trực tuyến hay đọc báo lá cải. Việc đọc thêm này rất có lợi cho bạn, giúp bạn luôn cập nhật được thông tin hữu ích cho công việc của mình, và có thể nó còn giúp bạn tìm ra giải pháp cho vấn đề đang khúc mắc của bạn trong công việc.

6. Bổ sung “phụ kiện” cho sức khỏe trong môi trường làm việc.

Nếu bạn chuyên làm việc bàn giấy, những “phụ kiện” bạn cần là:

§  Tai nghe điện thoại, giúp bạn hạn chế nghiêng đầu sang một bên khi nghe điện thoại.

§  Tấm lọc màn hình máy tính. Một nghiên cứu chứng minh tấm lọc màn hình giúp cải thiện chất lượng hình ảnh và giảm đáng kể tỷ lệ mệt mỏi, khô và ngứa mắt, đau đầu và uể oải khi làm việc với máy tính trong thời gian dài.

§  Giá kê tay để giữ cho cổ tay luôn cao, tránh áp lực lên các dây thần kinh cổ tay gây ra hội chứng ống cổ tay ở nhân viên văn phòng.

§  Nếu bạn làm nhân viên bán hàng hay chăm sóc khách hàng với công việc đòi hỏi phải đứng nhiều trong ngày, giày tốt và thoải mái chỉ là khởi đầu tối thiểu. Bạn còn cần quần áo lót và tất chân tốt, các dụng cụ hỗ trợ lưng, đầu gối và khớp cũng rất quan trọng.

Cuối cùng, hãy soạn lại túi đeo vai của bạn và loại bỏ những thứ không cần thiết. Thiết kế một nơi an toàn để cất chìa khóa, điện thoại di động và các vật dụng cá nhân. Bạn không cần phải đem chúng đi khắp mọi nơi, một chiếc túi nặng ảnh hưởng tiêu cực đến tư thế và cử động của bạn.

7. Cài đặt nhắc nhở giải lao mỗi giờ làm việc.

Đặt nhắc nhở (nhưng không đặt chuông báo) trên đồng hồ hoặc máy tính để giải lao mỗi giờ làm việc. Hãy dành mấy phút này để uống bù nước (nếu bạn không uống nước thường xuyên trong lúc làm việc), hoặc đi lấy nước, đứng dậy duỗi người hoặc tập vài động tác đơn giản, đi quanh văn phòng. Nhưng hãy nhớ rằng, không đặt chuông hoặc đặt chuông báo thật khẽ để không làm phiền người xung quanh, và không rủ rê mọi người “đàn đúm” với bạn nhé!

8. Bắt đầu ngày mới với 1 ly cacao nóng.

Nghiên cứu cho thấy một ly cacao nguyên chất mỗi ngay trong 5 ngày liên tiếp có thể tăng lưu thông máu đến não, tay và chân, đồng thời giúp điều hòa huyết áp. Hãy chọn cacao nguyên chất thay vì uống sữa sô-cô-la để có được hiệu quả đầy đủ.

9. Đem hoa tươi và cây cỏ vào nơi làm việc.

Theo một nghiên cứu của Mỹ, cây xanh giúp tăng tư duy sáng tạo. Hãy đặt chúng trong tầm nhìn của bạn, Một nghiên cứu khác chỉ ra rằng cây xanh giúp làm giảm đáng kể stress công việc và tăng năng suất công việc do chúng giải phóng O2 và khử CO2 trong không khí qua quá trình quang hợp.

10. “Phong tỏa” 30 phút cuối ngày làm việc.

Có vẻ lạ lùng khi làm việc này vào đầu ngày, nhưng nó sẽ là thời gian bạn bắt đầu chuyển giao từ môi trường công sở về nhà. Trong nửa giờ cuối của ngày làm việc, bạn có thể trả lời xong một số email không nên để dây dưa đến ngày mai, cập nhật danh sách việc cần làm trong ngày mai mà và dọn dẹp bàn làm việc của mình.